E-mail kan moeilijk te beheren zijn. In een werkomgeving is het absoluut noodzakelijk dat u een georganiseerde inbox bijhoudt om de efficiëntie te behouden. Een rommelige inbox kan behoorlijk vervelend zijn, vooral wanneer je gedwongen wordt door bergen oudere e-mails te bladeren die je misschien niet langer nodig hebt. Ooit hebben die oudere e-mails misschien een doel gediend, maar zijn sindsdien extra hindernissen geworden bij het zoeken naar een specifieke e-mail. Een met spam gevulde inbox kan uw vermogen om uw e-mailbibliotheek te beheren aanzienlijk verminderen, en hoewel er tal van manieren zijn om te voorkomen dat uw e-mail op extra spamlijsten komt - we raden u aan uw e-mail anoniem te verzenden - moet u nog steeds de oude spamberichten die in de eerste plaats hun weg naar uw inbox hebben gevonden.
Om veel tijdverbruik te voorkomen, zou ik niet aanraden om te proberen al uw oudere e-mails handmatig te verwijderen. In plaats daarvan kun je dankzij de hulp van filters veel sneller van die e-mails afkomen. Door een filter te maken, kunt u oude berichten verwijderen op basis van een opgegeven tijdsbestek. Het enige probleem dat ik kan zien bij het gebruik van filters, is dat ze alleen van toepassing zijn op nieuw ontvangen berichten. Je kunt in de toekomst filters toepassen om ervoor te zorgen dat de pileup niet voor de tweede keer optreedt, maar hoe zit het met die e-mails die nu je inbox vullen?
Oude e-mails automatisch verwijderen in Gmail
Er zijn een paar dingen om in te duiken als het gaat om het verwijderen van die oudere, niet langer noodzakelijke e-mails die je Gmail-inbox teisteren. Ik zal bespreken hoe u uw filters instelt, ze toepast voor toekomstig gebruik en hoe u alle huidige oude e-mails kunt verwijderen met behulp van de Gmail-add-on Email Studio.
Uw filters instellen
Laten we eerst uw . instellen Filters .
Beginnen:
- Log in op uw Gmail-account met de vereiste inloggegevens.
- Zoek het tandwiel/tandwielpictogram. Dit is de Gmail-instellingen menu en is te vinden in de rechterbovenhoek van het venster. Klik op dit pictogram en selecteer vervolgens Instellingen uit het vervolgkeuzemenu.
- Klik op het tabblad "Filters" en klik vervolgens op Een nieuw filter maken .
- Typ in het invoerveld "Heeft de woorden" het volgende: ouder_dan:x waarbij "x" het tijdsbestek is van de berichten die u wilt verwijderen. Dit is een cijfer gevolgd door een letter. De volgende letters hebben betrekking op het tijdsbestek. U moet "d" gebruiken voor dagen, "w" voor weken en "m" voor maanden. Een voorbeeld zou zijn: ouder_dan:3d als u e-mails wilt verwijderen die ouder zijn dan drie dagen.
- Klik vervolgens op de Filter maken met deze zoekopdracht knop.
- Vul de vakken met het label "Verwijderen" en "Ook filter toepassen op" in met een vinkje door erop te klikken.
- Klik ten slotte op Filter maken om getuige te zijn van al je oudere e-mails, op basis van de datum die je zojuist hebt ingesteld, ga je van je inbox naar je prullenbak.
Wanneer berichten in Gmail worden verwijderd, verdwijnen ze niet meteen uit het bestaan. In plaats daarvan kun je ze vinden in je Prullenbak. Dit betekent dat die e-mails nog steeds meetellen voor uw totale gegevenscapaciteit. Om ze in hun geheel te verwijderen, kun je wachten tot Gmail ze na 30 dagen automatisch verwijdert of ze nu allemaal zelf verwijderen. Om dit laatste uit te voeren, klikt u op de Afval map en klik vervolgens op de link Prullenbak nu legen .
Filter voor toekomstige verwijdering (opnieuw aanvragen)
De titel van dit artikel gaat over automatisch verwijderen. Helaas kunnen filters niet automatisch worden geactiveerd. Je moet teruggaan en het filter opnieuw toepassen op je huidige inbox.
Een filter opnieuw toepassen:
- Ga terug naar je Instellingen door op het tandwiel-/tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het Gmail-venster te klikken en te selecteren Instellingen uit de vervolgkeuzelijst.
- Klik op het tabblad "Filters".
- Omdat je al eerder een filter hebt gemaakt, kun je nu op Bewerk , die zich naast dat filter bevindt. Als u eerder meerdere filters heeft gemaakt, kunt u gemakkelijk degene vinden die u zoekt, aangezien de criteria voor elk filter worden weergegeven.
- Klik Doorgaan in de sectie die verschijnt met uw zoekcriteria. Het zal een scherm zijn dat lijkt op het scherm dat verscheen toen u het originele filter instelde.
- Plaats nogmaals een vinkje in het vakje naast 'Ook filter toepassen op'.
- Deze keer, om het filter te activeren, klik op Filter bijwerken . Al uw oudere e-mails, ingesteld op het opgegeven tijdsbestek, worden nu weggevoerd naar de Afval map.
E-mailstudio
Email Studio wordt geleverd met een handige functie die automatisch al uw oudere e-mails verwijdert van een bepaalde afzender of die in een specifieke map. De ingebouwde functie voor automatisch opschonen helpt je om je Gmail-mailbox veel overzichtelijker te houden, wat leidt tot een efficiëntere werkomgeving.
Met Email Studio kunt u alle e-mails in uw inbox die er al meer dan drie maanden zijn, archiveren en "Markeren als gelezen" toepassen. Hiermee kunt u ook permanent alle e-mails van uw Afval en Spam mappen automatisch na twee dagen. Als een extra toegevoegde bonus bevat de Auto-Purge een functie voor het afmelden van e-mails waarmee u eenvoudig uw e-mailadres van een van die vervelende nieuwsbrief-mailinglijsten kunt verwijderen. Er is ook veel meer waartoe de add-on in staat is, maar ik heb het gevoel dat de reeds genoemde precies aangeven wat we nodig hebben voor dit artikel.
Het basispakket is gratis te gebruiken, maar om het meeste uit het product te halen, wordt een premiumversie aangeboden tegen een prijskaartje van $ 29 per jaar. Met de upgrade kunt u meerdere sets opschoonregels maken en bevat een e-mailplanner, doorstuurserver en een automatische beantwoorder.
Automatisch opschonen instellen en inschakelen in Gmail
Het eerste dat u moet doen, is uiteraard de invoegtoepassing Email Studio downloaden en installeren. Zodra dat is bereikt, kunt u het pictogram van E-mail Studio in de rechterzijbalk zien wanneer u een van uw Gmail-e-mailberichten opent.
Om het te gebruiken:
- Open de invoegtoepassing Email Studio en log in met uw Gmail-account.
- U ziet een lijst met opties. Kies uit die opties de tool "E-mail opschonen".
- Klik vervolgens op Nieuwe regel toevoegen om een regel in te stellen (een beetje zoals je deed met de Filters ).
- Het instellen van een regel bestaat uit twee delen: u moet een voorwaarde opgeven en vervolgens een actie. Denk aan "oorzaak en gevolg". De actie wordt geactiveerd zodra aan de opgegeven voorwaarde is voldaan.
- Om een voorwaarde in te stellen, kunt u geavanceerde zoekparameters gebruiken in Gmail, zoals: nieuwer dan of Heeft bijlage of groter dan . Gebruik deze om u te helpen de exacte overeenkomst te vinden met de Gmail-e-mails die u wilt Archief , stuur naar de Afval , of verplaats naar een andere map.
- Nadat een regel is gemaakt, klikt u op de Sparen knop. Email Studio werkt nu op de achtergrond en voert elk uur een run-check uit en voert de opgegeven actie uit wanneer een e-mail voldoet aan de bijbehorende voorwaarden. U hoeft helemaal niets handmatig te doen.