Door een handtekening aan uw e-mailbericht toe te voegen, krijgt het een vleugje professionaliteit. Het toevoegen van een logo en uw contactgegevens zorgt voor een merkpromotie op een anders saaie correspondentie. Het geeft degenen die op een andere manier contact met u willen opnemen de mogelijkheid om dit te doen. Het maken en gebruiken van een handtekening in Microsoft Outlook is een taak die eenvoudig genoeg is. U kunt zelfs meerdere gepersonaliseerde handtekeningen maken om in een opwelling naar te schakelen, afhankelijk van uw doelgroep.
Outlook voegt echter alleen een handtekening toe aan nieuw verzonden of doorgestuurde e-mailberichten. De e-mails die u hebt verzonden voordat u een handtekening maakte, zijn nog steeds afwezig. Om een handtekening aan oudere berichten toe te voegen, moet je naar de Outlook-instellingen gaan en een paar dingen wijzigen.
Uw handtekening kan tekst, afbeeldingen, uw elektronische visitekaartje, een logo of zelfs een afbeelding van uw handgeschreven handtekening bevatten. U kunt Outlook zo instellen dat handtekeningen automatisch worden toegevoegd aan alle uitgaande berichten of u kunt uw handtekening maken en deze per geval aan berichten toevoegen.
Een handtekening toevoegen aan uw Outlook-correspondentie
De stappen voor het verfraaien van uw e-mails met een handtekening zijn afhankelijk van de versie van Outlook die u momenteel gebruikt. Er is een proces voor degenen die oudere versies van de software gebruiken (2007 – 2010) en een voor de nieuwere versies (2010+) en voor gebruikers van Microsoft Office 365.
Laten we beginnen met de nieuwste versies.
Outlook-versies 2010+ inclusief Outlook voor 365
Een nieuwe handtekening voor uw Outlook-e-mail maken:
- Klik om een nieuwe e-mail aan te maken.
- Klik op Handtekening en toen Handtekeningen van het tabblad "Bericht".
- Afhankelijk van de grootte van uw Outlook-venster en of u een nieuw e-mailbericht opstelt of een antwoord of doorstuurt, worden het tabblad "Bericht" en de Handtekening knop kan zich op twee verschillende locaties bevinden. De knop Handtekening gaat echter meestal gepaard met: Bijlage en Artikel bijvoegen in het gedeelte "Opnemen" van het menu "Bericht".
- Kies in het tabblad 'E-mailhandtekening', net onder het vak 'Selecteer handtekening om te bewerken', Nieuw en voeg een naam toe voor uw nieuwe handtekening in het dialoogvenster "Nieuwe handtekening".
- Net onder "Handtekening bewerken" stelt u uw handtekening samen in het daarvoor bestemde gebied.
- Het venster biedt u de mogelijkheid om lettertypen, lettertypekleuren en -groottes te wijzigen, evenals tekstuitlijning.
- Om links en afbeeldingen aan uw e-mailhandtekening toe te voegen, lettertypen en kleuren te wijzigen en de tekst te rechtvaardigen, kunt u dit doen met behulp van de mini-opmaakbalk onder "Handtekening bewerken".
- U kunt zelfs een krachtigere handtekening maken met opsommingstekens, tabellen of randen, door Microsoft Word te gebruiken om uw tekst op te maken. Breng het vervolgens over met een eenvoudige kopie ( Ctrl+C ) en plak ( Ctrl+V ) op de handtekening in het vak "Handtekening bewerken".
- Je kunt ook pictogrammen en links voor sociale media toevoegen aan je handtekening, waar ik later op terugkom.
- Zodra de handtekening is zoals u hem wilt, stelt u onder "Standaardhandtekening kiezen" de volgende opties in:
- Kies een e-mailaccount om uw handtekening aan te koppelen met behulp van de vervolgkeuzelijst "E-mailaccount". U kunt verschillende handtekeningen hebben voor elk e-mailaccount dat u voor Outlook gebruikt.
- Om uw handtekening automatisch aan alle toekomstige berichten toe te voegen, klikt u op de vervolgkeuzelijst "Nieuwe berichten" en selecteert u een handtekening. Als u liever niet dat het standaard automatisch is ingesteld, kiest u (geen) . Dit zorgt ervoor dat elk nieuw bericht dat u verzendt, helemaal geen handtekening heeft, inclusief de berichten die zijn doorgestuurd en beantwoord.
- Om een handtekening te laten verschijnen in uw berichten die u beantwoordt en doorstuurt, klikt u op de vervolgkeuzelijst "Beantwoorden/doorsturen" en selecteert u een handtekening. Hierdoor wordt die handtekening automatisch toegevoegd wanneer u een e-mail beantwoordt of doorstuurt. Als u deze set niet wilt hebben, kiest u: (geen) in plaats van.
- Nu dat voorbij is, klikt u op de oke om terug te gaan om uw handtekening op te slaan en terug te keren naar uw nieuwe bericht.
- Het is belangrijk op te merken dat het huidige bericht waarin u de handtekening hebt gemaakt, geen handtekening heeft. Om de een of andere reden verschijnt de handtekening alleen in de berichten die volgen. U moet de handtekening handmatig toevoegen als u er naar uitkijkt om er een te gebruiken.
Handmatig een handtekening invoegen
Voor het nieuwe bericht dat u bent gestart om een handtekening te maken of voor degenen onder u die niet automatisch een handtekening willen zetten, kunt u nog steeds handmatig een handtekening plaatsen.
Om dit te doen:
- Open uw e-mailbericht, klik op het tabblad "Bericht" en selecteer Handtekening .
- Dit opent een uitklapmenu met alle opgeslagen handtekeningen die u hebt gemaakt. Kies de handtekening die u wilt gebruiken uit de opties door erop te klikken. Het verschijnt nu in uw huidige bericht.
Een logo of afbeelding toevoegen aan uw handtekening
Merken hebben over het algemeen logo's nodig. Om een afbeelding zoals een logo of social media icoon aan je handtekening toe te voegen:
- Open een nieuw e-mailbericht en klik op het tabblad "Bericht".
- Klik op Handtekening en toen Handtekeningen .
- Kies de handtekening waaraan u het logo of de afbeelding wilt toevoegen door deze te selecteren in het vak "Selecteer handtekening om te bewerken".
- Klik op de Voeg afbeelding toe , zoek de afbeelding die u wilt toevoegen van uw pc-bestanden en selecteer vervolgens Invoegen .
- U kunt het formaat van uw afbeelding of logo wijzigen door met de rechtermuisknop op de afbeelding te klikken en te kiezen voor Afbeelding uit de menu-opties. Klik op het tabblad "Grootte" en gebruik de beschikbare opties om het formaat van uw afbeelding aan uw specificaties aan te passen.
- Houd het vakje "Aspectverhouding vergrendelen" aangevinkt om de verhoudingen van de afbeeldingen te behouden.
- Zodra het formaat van de afbeelding is aangepast en klaar voor gebruik, klikt u op oke .
- Volg dit op door te klikken op oke nogmaals om alle wijzigingen die u zojuist in uw handtekening hebt aangebracht op te slaan.
Microsoft Outlook-versies 2007 – 2010
Een nieuwe handtekening maken met een oudere versie van Microsoft Outlook:
- Kies ervoor om een nieuw bericht te maken.
- Klik op het tabblad "Bericht" en selecteer Handtekening uit het gedeelte "Opnemen".
- Klik op Handtekeningen wanneer deze verschijnt.
- Klik op het tabblad "E-mailhandtekening" op Nieuw .
- Typ een naam voor uw handtekening en klik vervolgens op de oke knop.
- Typ de tekst die u in uw handtekening wilt opnemen, in het vak "Handtekening bewerken".
- U kunt uw tekst opmaken door de tekst die u wilt bewerken te markeren en vervolgens de stijl- en opmaakknoppen voor de gewenste opties te gebruiken.
- Voeg extra elementen toe, zoals afbeeldingen, hyperlinks en e-visitekaartjes, klik op de plek waar u het element wilt laten verschijnen en:
- e-Business Card - Klik op de Visitekaartje en klik vervolgens op een van de contacten in de lijst "Gearchiveerd als". Klik op de oke knop.
- hyperlink - Klik op de hyperlink pictogram en typ (of plak) de URL waarmee uw link de tekst verbindt. Klik op de oke knop.
- Afbeelding/Afbeelding – Klik op het pictogram Afbeelding, zoek de afbeelding die u naar uw handtekening wilt uploaden, selecteer deze en klik vervolgens op de oke knop.
- Als u klaar bent met de bewerkingen, klikt u op OK om het maken van uw handtekening te voltooien.
- Aan de e-mail die u momenteel hebt geopend om de handtekening te maken, wordt de handtekening niet automatisch toegevoegd. U zult dit handmatig moeten doen.
De handtekening toevoegen aan uw e-mailberichten
Handtekeningen kunnen automatisch of handmatig worden toegevoegd aan alle uitgaande berichten, antwoorden en doorgestuurde berichten. Er kan slechts één handtekening per verzonden e-mail worden gebruikt, dus als u ervoor kiest om er automatisch één in te stellen, zou het het beste zijn als de handtekening was afgestemd op een breder publiek.
Om automatisch een handtekening in uw e-mailbericht in te voegen:
- Maak een nieuwe e-mail aan.
- Ga naar het tabblad "Bericht" en klik op Handtekening in het gedeelte Opnemen.
- Klik op Handtekeningen wanneer deze verschijnt.
- Zoek "Kies standaardhandtekening", klik op de vervolgkeuzelijst "E-mailaccountlijst", kies een e-mailaccount waaraan u een handtekening wilt koppelen.
- Selecteer de handtekening die u wilt opnemen door er een te kiezen in de lijst "Nieuwe berichten".
- Voor doorsturen en antwoorden, om een handtekening toe te voegen, kiest u een handtekening uit de vervolgkeuzelijst "Antwoorden/doorsturen". Klik (geen) als je liever geen handtekening hebt, ga dan uit met je antwoord en stuur e-mailberichten door.
- Klik oke om uw handtekeninginstellingen op te slaan.
Handmatig een handtekening toevoegen aan uw e-mailbericht:
- Maak een nieuw e-mailbericht aan.
- Klik op het tabblad "Bericht".
- Klik op Handtekening , te vinden in het gedeelte 'Opnemen'.
- Kies de handtekening die u wilt invoegen door er direct op te klikken.
De handtekening verschijnt nu in uw uitgaande bericht. Als je een verkeerde keuze hebt gemaakt of de handtekening die je hebt toegevoegd gewoon wilt verwijderen, markeer je de handtekening in het bericht en klik je op Verwijderen (of Backspace ) op je toetsenbord.
Een Microsoft Office 365-account gebruiken met Outlook.com
Voor degenen die Outlook op het web gebruiken met een Microsoft Office 365-account, moet u in beide producten een handtekening maken.
E-mailhandtekeningen maken en gebruiken in Outlook op het web:
- Meld u aan bij uw Outlook.com-account en open uw Instellingen door op de te klikken Tandwiel icoon bovenaan de pagina.
- Klik op Mail , dan Opstellen en beantwoorden .
- Typ uw handtekening in het gebied E-mailhandtekening.
- U kunt de aangeboden opmaakopties gebruiken om het uiterlijk van uw handtekening naar wens aan te passen.
- U kunt slechts één handtekening per account hebben.
- Als u de handtekening standaard automatisch wilt laten verschijnen voor alle toekomstige berichten, plaatst u een vinkje in het vak "Mijn handtekening automatisch opnemen in nieuwe berichten die ik opstel". Dit zorgt ervoor dat alle toekomstige samengestelde e-mails uw handtekening onderaan hebben.
- Voor doorsturen en antwoorden is een vinkje nodig in het vak "Mijn handtekening automatisch toevoegen aan berichten die ik doorstuur of beantwoord".
- Door geen van deze opties aan te vinken, moet u uw handtekening handmatig toevoegen aan elk e-mailbericht dat u in de toekomst opstelt.
- Als u klaar bent met de bewerkingen, klikt u op Sparen .
Om uw handtekening handmatig toe te voegen:
- Kies in je mailbox Nieuw bericht.
- Stel uw bericht volledig op en klik op het driepuntspictogram.
- Kies vanaf hier Handtekening invoegen .
- Zodra uw bericht klaar is om uit te gaan, klikt u op de Versturen knop.