Ondanks dat het al meer dan dertig jaar bestaat, nemen e-mails nog steeds vrije tijd in beslag, irriteren, frustreren en ergeren zich. De vreemde e-mail maakt ons ook blij, maar voor het grootste deel zijn ze eerder een karwei dan een plezier. Wat als u e-mails in Gmail automatisch zou kunnen labelen, ze allemaal zou kunnen sorteren, een label zou kunnen toepassen en spam zou kunnen verwijderen? Zou dat het leven niet een beetje makkelijker maken?
Een self-monitoring inbox is wat mij betreft de heilige graal. Spam kan worden verwijderd, marketing- en promotionele e-mails kunnen worden gelabeld en aan de kant gezet en de belangrijke e-mails kunnen als zodanig worden gelabeld en in een map worden geplaatst waar u ze ziet. Alle e-mailplatforms zeggen dat ze dit soort organisatie aanbieden, maar in mijn ervaring levert er maar één. Gmail.
De labelfunctie heeft letterlijk de manier veranderd waarop ik Gmail gebruik. Ik kan dit e-mailadres nu vol vertrouwen gebruiken voor offertes voor verzekeringen, het aanmelden voor nieuwe websites en al die activiteiten die normaal gesproken eindigen met een lawine van spam. Ze sturen die lawine nog steeds, maar nu overspoelt het mijn inbox niet.
Automatisch e-mails labelen in Gmail
Met labels kunt u al uw e-mail sorteren en op een overzichtelijke manier ordenen. Labels zijn Gmail-spreken voor mappen en kunnen automatisch alle inkomende e-mail identificeren, classificeren en organiseren met behulp van deze labels.
Door bijvoorbeeld een label voor verzekering in te stellen, kan ik alle gebruikelijke spam en marketing van verzekeringsoffertes van mijn verzekeraar laten labelen en naar die map sturen. Ik kan ze dan naar eigen inzicht lezen of in bulk verwijderen. Ik kan dit zo vaak spoelen en herhalen als ik wil voor elk onderwerp of elke afzender die mijn inbox overspoelt.
Laten we een label voor ongewenste e-mail maken dat alle spam-e-mail sorteert die het eigen filter van Gmail niet opvangt.
- Selecteer Label maken in het linkermenu. Selecteer Meer als het niet zichtbaar is.
- Geef uw nieuwe label een betekenisvolle naam en selecteer Maken.
- Selecteer je nieuwe label en selecteer de pijl-omlaag in de zoekbalk bovenaan de pagina.
- Voeg 'uitschrijven' toe aan de regel 'Include The Words'.
- Selecteer Filter maken.
- Selecteer Het label toepassen en selecteer het label dat u hebt gemaakt.
- Vink het vakje aan naast eventuele andere operators die u wilt. Markeren als gelezen is een handige.
- Selecteer Filter maken.
Telkens wanneer er een spam- of marketing-e-mail binnenkomt, scant Gmail deze op het woord 'afmelden' en labelt en verplaatst het. Aangezien de meeste legitieme spam dit woord ergens bevat, is het de handigste operator om te gebruiken bij het omgaan met spam.
Werk-e-mails labelen in Gmail
Voor andere e-mailfilters, bijvoorbeeld van vrienden of van het werk, kun je een label toevoegen met hun naam, het @worplace.com e-mailadres of iets anders dat uniek is voor de afzender of het type e-mail. Het potentieel van deze labels is enorm.
Als u bijvoorbeeld niet op kantoor werkt, kan het handig zijn om alle zakelijke e-mail naar een werkmap te laten sturen zodat u ze snel kunt zien.
- Selecteer Label maken in het linkermenu.
- Geef uw nieuwe label een naam Werk en selecteer Maken.
- Selecteer je werklabel en selecteer de pijl-omlaag in de zoekbalk bovenaan de pagina.
- Voeg het laatste deel van het e-mailadres toe aan de regel Van. Bijvoorbeeld ‘@werkplek.com’.
- Selecteer Filter maken.
- Selecteer Het label toepassen en selecteer het Werklabel.
- Selecteer Filter maken.
Vanaf nu worden alle zakelijke e-mails van een bepaald domein '@workplace.com' verzonden naar de werkmap die is gemaakt in het linkerdeelvenster. Omdat we geen operators hebben toegevoegd, worden ze niet gemarkeerd als gelezen en zie je het aantal e-mails naast de map.
E-mails van labels uitsluiten
Als u merkt dat bepaalde e-mails in deze labels terechtkomen, wat niet zou moeten, kunt u uitsluitingen gebruiken om ze te verwijderen. Als u bijvoorbeeld bepaalde nieuwsbrieven wilt bewaren die ook gebruikmaken van 'uitschrijven' en ze worden gevangen in het bovenstaande filter, kunt u de '-' operator gebruiken om ze uit te sluiten.
Voeg gewoon -(*@e-mailadres.com) toe in het gedeelte Van van het filter en ze worden niet opgenomen. De * is een jokerteken dat elk adres van dat domein zal vastleggen en de '-' vertelt Gmail om het adres niet in het label op te nemen.
Je kunt zoveel labels in Gmail maken als je wilt en ze allerlei dingen laten doen, van het sorteren van spam tot het filteren van werk, groepen, hobby's of wat dan ook. Als je inbox uit zijn voegen barst van te veel afval en je daardoor nuttige e-mails kwijtraakt, is dit een heel eenvoudige manier om de controle terug te krijgen.
Als Gmail op de een of andere manier met een add-on zou kunnen komen die me automatisch zou kunnen uitschrijven van de honderden prullenbak-e-mails die ik wekelijks ontvang, zou het echt de ultieme e-mail zijn!