Gmail is zonder twijfel de populairste e-mailservice. Het werkt geweldig met apps van derden om inhoud over verschillende protocollen te synchroniseren. Het biedt u ook goede opties om uw e-mails te automatiseren, beheren en sorteren.
Dit wordt gedaan via slimme labels die als mappen kunnen worden gebruikt en er zijn een paar standaardlabels die inkomende berichten automatisch moeten sorteren. Eerlijk gezegd kan het enige tijd duren om alles in te stellen en te programmeren. U krijgt echter een schone, overzichtelijke inbox en het is gemakkelijker om alle e-mail in bulk te selecteren en te sorteren.
Wat zijn slimme labels?
Standaard plaatsen Smart Labels inkomende e-mails in vijf categorieën. Dit is wat ze zijn:
Sociaal – Dit label bevat e-mails van datingservices, sociale media en andere websites voor het delen van media.
- Updates – Uw digitale bonnen, rekeningen, bevestigingen, maar ook financiële overzichten komen terecht op het label Updates.
- primair – Berichten die nergens anders thuishoren en persoonlijke e-mails gaan naar het Primary label.
- Forums – E-mails over berichten van online boards, groepen en forums staan op het tabblad Forums.
- Promoties – De vervelende e-mailexplosies en marketingcampagnes worden naar Promoties gestuurd.
Opmerking: Gmail is erg goed in het filteren van de e-mails in de labels, zolang je ze hebt ingeschakeld en correct hebt geconfigureerd. Sommige van de nieuwe e-mails kunnen echter nog steeds op het tabblad Primair terechtkomen.
Slimme labels configureren
Met Google kun je kiezen welke slimme labels in je inbox worden weergegeven. In het configuratiemenu kunt u bijvoorbeeld Promoties of Sociaal uit uw inbox verwijderen. Dit is wat u moet doen.
Stap 1
Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van het scherm om het menu Instellingen te openen. Klik vervolgens op "Bekijk alle instellingen".
Stap 2
Selecteer nu "Inbox" en klik op het vak voor de labels die u in uw inbox wilt ontvangen. Tenzij je de promotie- of sociale e-mails echt nodig hebt, kun je alles ongecontroleerd laten. Als je klaar bent, klik je op "Wijzigingen opslaan" om te bevestigen en je bent klaar om te gaan.
Filters gebruiken om e-mails automatisch te sorteren
Filters zijn er om e-mails automatisch te sorteren en onder een correct label te plaatsen. Zoals aangegeven, doen de standaardfilters het op zichzelf best goed en kun je ook aangepaste filters instellen.
Stap 1
Start Gmail en klik op de kleine pijl-omlaag in de zoekbalk (de pijl staat helemaal rechts van de balk). Er komt een digitaal formulier naar beneden en u moet de relevante rubrieken invullen.
Stap 2
Het formulier is vrij uitgebreid en bevat de e-mail van de afzender en de ontvanger, het onderwerp, de grootte, de datum, enz. Het veld "Bevat de woorden" is best interessant omdat u hiermee de doelzoekwoorden kunt invoeren en spam rechtstreeks naar de digitale vergetelheid kunt sturen.
Stap 3
Nadat u de velden hebt ingevuld, klikt u op Filter maken en verschijnt er een ander pop-upvenster. Kies vervolgens "De inbox overslaan (archiveren)". Door dit te doen zorg je ervoor dat de filter-e-mails je inbox vermijden en alleen onder het daarvoor bestemde label verschijnen. Je moet ook kiezen voor "Ook filter toepassen op" 15 overeenkomende gesprekken” onderaan het pop-upvenster.
Stap 4
Er is een vervolgkeuzepijl naast "Het label toepassen", klik op die pijl en selecteer het label dat overeenkomt met de gefilterde e-mails.
Experttip: Google beperkt uw opties niet tot de standaardlabels. Klik op "Nieuw label" en maak een aangepast label aan dat aan uw behoeften voldoet.
Stap 5
Ten slotte klik je opnieuw op "Filter maken" en alle gefilterde e-mails springen uit je inbox en in het label. Dit geldt ook voor oude e-mails die je van een bepaalde afzender hebt gekregen. U kunt een voorbeeld van de gefilterde e-mails bekijken als u Alle e-mail selecteert of naar dat filter gaat.
Belangrijke overweging:
Gefilterde berichten verschijnen in de respectieve mappen wanneer u een e-mailclient gebruikt om via IMAP toegang te krijgen tot Gmail. Aan de andere kant is dit niet van toepassing wanneer je POP Gmail gebruikt. Deze keer worden de gefilterde berichten weergegeven met alle nieuwe berichten.
Filters exporteren en importeren
Je weet het misschien niet, maar met Google kun je filters exporteren en importeren. Dit kan een echte redder in nood zijn als u naar een nieuwe e-mailclient moet verhuizen.
Om de filters te exporteren, opent u Gmail-instellingen, klikt u op "Alle instellingen bekijken" en selecteert u het tabblad "Filters en geblokkeerde adressen". Kies het filter dat u wilt exporteren en klik op "Exporteren". Je krijgt een .xml-bestand dat kan worden bewerkt via een teksteditor. Maar er is geen reden om daar wijzigingen aan te brengen, omdat het gemakkelijker is om filters te verwijderen/wijzigen nadat u ze hebt geüpload.
Het importeren van filters is ook vrij eenvoudig. Ga naar de onderkant van de pagina en selecteer "Filters importeren" en vervolgens "Bestand kiezen". Zoek het .xml-bestand van de filters, klik erop en kies "Bestand openen". Gmail voltooit de actie niet automatisch, u moet op "Filters maken" klikken om te bevestigen.
Leuk trucje: De snelste manier om belangrijke e-mails automatisch te sorteren, is door ze een ster te geven. Klik gewoon op de kleine ster naast de datum en tijd en de e-mails verschijnen in het gedeelte Met ster.
De postbode komt
Als alles is gezegd en gedaan, kost het wat tijd en moeite om automatisch sorteren in Gmail in te stellen. Maar de gebruikersinterface is intuïtief, gebruiksvriendelijk en u hoeft het maar één keer te doen.
Gebruik je een e-mailclient om toegang te krijgen tot je Gmail-account? Welke aangepaste labels zou je willen maken? Aarzel niet om ons meer over uw voorkeuren te vertellen in de opmerkingen hieronder.