Voor velen is het maken van een kloon of kopie van e-mailconcepten een noodzakelijk onderdeel van hun werk. Gelukkig is dit mogelijk met behulp van e-mailsjablonen, een functie die al in Gmail is ingebouwd.
Of u nu een generieke e-mail probeert te maken voor geautomatiseerde antwoorden op vragen en betalingen of gewoon op zoek bent naar een kortere reactietijd voor uw e-mail, Gmail heeft wat u zoekt. In dit artikel helpen we u op weg met het maken van uw eigen e-mailsjablonen op de meeste grote apparaten.
E-mailsjablonen
E-mailsjablonen zijn een goedmaker voor alle eigenaren van kleine bedrijven of degenen die dezelfde dingen zeggen in dezelfde soort e-mails. Ik gebruik ze sinds ik mijn eigen bedrijf ben begonnen en ze hebben me in de loop der jaren vele honderden uren bespaard.
E-mailsjablonen kunnen u er ook professioneler uit laten zien. U kunt sneller reageren en een simpele 'Bedankt voor uw e-mail, een van onze teamleden neemt binnen 24 uur rechtstreeks contact met u op' kan een klant het gevoel geven dat hij gewaardeerd wordt. Gezien hoe gemakkelijk het is om te doen, raad ik u ten zeerste aan om ze te gebruiken.
E-mailsjablonen maken in Gmail op een pc
Gmail roept sjablonen voor standaardantwoorden op en u moet de functie inschakelen voordat u ze kunt gebruiken. Als u klaar bent, kunt u zoveel e-mailsjablonen maken als u wilt.
- Open Gmail en log in.
- Selecteer nu het tandwielmenupictogram Instellingen in de rechterbovenhoek van het scherm.
- Klik vervolgens op Alle instellingen bekijken.
- Klik nu op Geavanceerd.
- Selecteer vervolgens, als dit nog niet het geval is, Inschakelen voor Sjablonen en klik Wijzigingen opslaan.
- Zodra Gmail opnieuw is geladen, klikt u op Componeren.
- Typ de gewenste tekst voor uw sjabloon en klik vervolgens op Meer (de drie verticale stippen).
- Klik vervolgens op Sjablonen > Concept opslaan als sjabloon > Opslaan als nieuwe sjabloon.
- Geef tot slot uw sjabloon een naam en selecteer Sparen.
E-mailsjablonen maken in Gmail op Android
Net als bij de pc, kunt u een sjabloon maken op uw Android-apparaat.
- Open de Gmail-app en klik op de Componeren knop (+).
- Typ nu uw e-mail en klik op de Meer knop (de drie verticale stippen).
- Selecteer Concept opslaan uit het vervolgkeuzemenu.
E-mailsjablonen maken in Gmail op een iPhone
U moet een app zoals e-mailsjablonen installeren om met Gmail te werken of de ingebouwde Notes-app gebruiken om e-mailsjablonen te maken.
- Open de Gmail-app, scrol omlaag en klik op de Componeren knop (het papier- en penpictogram).
- Als u e-mailsjablonen hebt geïnstalleerd, klikt u op het weglatingsteken (drie horizontale stippen) en selecteert u Invoegen uit sjablonen door cloudHQ.
U kunt de sjabloon ook maken met uw Notes-app.
- Klik vanuit de gemaakte e-mailsjabloon op het pictogram in de rechterbovenhoek van het scherm en selecteer de Gmail-app.
- De notitie zou nu in de hoofdtekst van de e-mail moeten worden geladen.
Uw e-mailsjabloon gebruiken
Nu u uw e-mailsjabloon hebt gemaakt, is het tijd om deze te gebruiken. Wanneer u voor het eerst de gelegenheid krijgt om de sjabloon te gebruiken, doet u dit:
- Open Gmail en klik op Componeren.
- Klik nu op Meer.
- Ga dan naar Sjablonen > Sjabloon invoegen en kies je e-mailsjabloon.
- Bewerk vervolgens indien nodig en klik op Versturen.
U kunt hetzelfde ook doen door Beantwoorden te gebruiken.
Uw e-mailsjabloon gebruiken voor automatische antwoorden
Ga nog een stap verder met het e-mailsjabloon en stel een standaardantwoord in als een automatisch antwoord op een inkomende e-mail. U moet uw standaardantwoord generiek houden, maar het is een geweldige manier om bestellingen of vragen te bevestigen en een goede relatie met uw klant op te bouwen.
- Klik op het pictogram in de zoekbalk bovenaan het scherm.
- Voer nu uw zoekcriteria in en selecteer Filter maken.
- Klik vervolgens op het selectievakje voor Stuur sjabloon, selecteer de sjabloon die u wilt verzenden en klik vervolgens op Filter maken nog een keer.
Wanneer nu aan de filtercriteria wordt voldaan, verzendt Gmail uw standaardantwoord automatisch. Dit is ideaal voor bevestigingen of updates en kan op meerdere manieren worden geactiveerd. Het is onmogelijk voor mij om ze hier allemaal op te sommen, maar u zult een patroon in uw e-mails herkennen dat u kunt gebruiken. Bijvoorbeeld alle e-mails die worden verzonden naar uw '[email protected]' e-mailadres of elke e-mail met het woord 'Bestelling'. Je snapt het idee.