Als je ooit te maken hebt gehad met twee verschillende versies van een Microsoft Word-bestand dat je moest vergelijken, dan weet je hoe vervelend het kan zijn om dit handmatig te doen. Ik heb dit meegemaakt toen een collega aan de verkeerde versie van een bestand werkte en wijzigingen aanbracht in een oudere die niet langer relevant was.
Gelukkig heeft Microsoft Word een functie waarmee je automatisch twee documenten kunt vergelijken, zodat je niet elk woord of elke alinea handmatig hoeft door te nemen en te controleren! Hier leest u hoe u Word-documenten in macOS kunt vergelijken!
Open eerst het Word vanuit je Dock of vanuit de map Programma's op je Mac. Een snelkoppeling naar Toepassingen leeft onder het "Go" -menu van de Finder.
Wanneer Word wordt geopend, kiest u gewoon een leeg document uit de Documentgalerie...
...of open een van de bestanden die u wilt vergelijken. Het maakt niet uit welk document u start, maar de opdracht die we hier moeten gebruiken, wordt grijs weergegeven als er geen bestand is geopend in Word.
Hoe dan ook, als Word klaar is voor gebruik, kies je Hulpmiddelen > Wijzigingen bijhouden > Documenten vergelijken uit de menu's bovenaan.
In het vak dat daarna wordt geopend, wilt u uw originele document selecteren om te vergelijken met het herziene document; als u op de vervolgkeuzelijst in mijn rode vak hieronder klikt, kunt u kiezen uit recente bestanden. U kunt ook het mappictogram selecteren dat ik heb genoemd met de rode pijl om door uw bestandssysteem te navigeren om het betreffende document te vinden.
Wanneer u dat doet, ziet u het bekende dialoogvenster voor openen/opslaan, dus gebruik dat om de eerste versie van uw document te vinden en klik op 'Openen'.
Doe vervolgens hetzelfde voor de herziene versie van het bestand aan de rechterkant van het venster.
Het gedeelte "Labelwijzigingen met" kan zijn wat u maar wilt - de auteur van de wijzigingen is meestal een goede indicator. En er zijn nog een paar dingen die u moet weten over dit venster. Ten eerste kunt u met het pictogram met twee pijlen de positie van de documenten omwisselen voor vergelijking, bijvoorbeeld als u per ongeluk uw herziene versie als het originele document hebt gekozen. En ten tweede, als u op het pictogram van het caret-pictogram klikt, krijgt u een hele reeks nieuwe opties voor wat u moet vergelijken en hoe.
Dus als u bijvoorbeeld kop- en voetteksten, hoofdletterwijzigingen of witruimte niet hoeft te vergelijken, kunt u die selectievakjes uitschakelen. En zoals u kunt zien, maakt Word standaard een nieuw document voor de vergelijking, dus als u klaar bent om dat uit te checken, klikt u op "OK" in dit venster om het te bekijken.
Deze functie is niet perfect, en als u niet bekend bent met het lezen van bijgehouden wijzigingen in Word-documenten, vindt u het in het begin misschien een uitdaging om door het nieuwe bestand te bladeren. Maar dit is zo, zoveel beter dan beide documenten naast elkaar te moeten lezen om de bewerkingen te vinden! Ik heb in het verleden wat proeflezen gedaan en dat klinkt als mijn eigen persoonlijke nachtmerrie. Samen met het geven van een toespraak voor een menigte. Of door turbulentie moeten vliegen. Of een toespraak houden terwijl je door turbulentie vliegt.
Eh, daar ga ik stoppen. Dit kan even duren.
